社労士事務所の採用ガイド｜最初の職員・補助者を雇うタイミング、任せる仕事、求人の出し方、守秘義務まで

社労士事務所は何人で運営されているか

半数以上は所長1人

全国社会保険労務士会連合会の「2024年度社会保険労務士実態調査」では、個人事務所の代表と社労士法人の代表社員に、所長を含む事務所の従業員総数を聞いています。

平均の従業員総数は2.7人です。開業年数別に見ると、「1人」の割合は開業5年未満で76.0%、5〜9年で62.9%、10〜14年で56.4%です。開業から10年近くたっても、半数以上は所長1人で事務所を回しています。

つまり、最初の1人を雇うこと自体が、多くの事務所にとって大きな一歩です。

売上が大きい事務所ほど、人数も多い

同じ調査で、売上の区分ごとに平均の従業員総数を見ると次のとおりです。

売上1,000万円を超えるあたりから「1人」の割合が大きく下がり、2,000万円以上ではほとんどの事務所に職員がいます。調査では、従業員総数と売上の相関係数は0.8169で、「強い相関」とされています（外れ値を除いた値）。

ただし、これは相関であって、人を増やせば売上が上がるという因果を示すものではありません。売上が増えたから人を雇えた、という面も当然あります。大事なのは、売上を伸ばしていく途中のどこかで、所長1人の限界が来るということです。売上の段階ごとの考え方は社労士の売上の壁で整理しています。

採用を考えはじめるサイン

開業社労士（開業＋法人の社員）に職業生活での不安やストレスを聞くと、「業務量の多さ」に当てはまると答えた人は60.8%でした。次のような状態が続いているなら、採用を考えはじめるタイミングです。

• 手続の期限に追われ、顧問先からの相談への返事が遅れがちになっている。
• 新しい顧問先の話が来ても、受けるかどうか迷う（または断っている）。
• 給与計算の締め日前後は、ほかの仕事がまったくできない。
• 規程の見直しや提案など、単価の高い仕事に手が回らない。
• 所長が体調を崩すと、事務所が止まる。

調査の顧問契約社数別の数字では、顧問先が10〜19社の事務所で「1人」は66.2%、20〜29社で47.4%、30〜39社で29.7%です。顧問先が20〜30社を超えるあたりで、職員のいる事務所が多数派になります。

採用の前に、まず道具で時間をつくれないかも確認しておきましょう。電子申請や生成AIで減らせる作業を減らしてから人を雇うと、任せる仕事がはっきりし、教える手間も減ります。方法は社労士事務所の生産性向上とAI活用にまとめています。

何を任せるか：仕事の切り出し方

事務所の仕事の中身

実態調査では、事務所が受けている仕事の割合（平均）は次のとおりです。

手続と給与計算で半分以上を占めます。ここが、最初に人に任せやすい部分です。

なお、給与計算業務の割合（平均）は、従業員総数1人の事務所で11.3%、4〜6人の事務所で20.1%と、人数が多い事務所ほど高くなっています。給与計算は毎月決まった時期に一定の量が発生するので、職員がいる事務所ほど受けやすい仕事だと考えられます。

任せやすい仕事、所長が持つ仕事

ポイントは、「手順が決まっていて、所長が最後に確認できる仕事」から任せることです。最初から「この会社を担当して」と丸ごと渡すと、教える側も教わる側も苦しくなります。

切り出し方の手順

1. 1か月分の仕事を書き出す。顧問先ごと、作業ごとに、何に何時間かかっているかを書き出します。
2. 手順が決まっているものに印をつける。判断が要らない作業、毎月くり返す作業を選びます。
3. 手順書をつくる。画面のスクリーンショットと、確認するポイントを1枚にまとめます。
4. 確認のしかたを決める。誰が作成し、所長がどこを見て、いつ提出するかを決めておきます。

この切り出しができると、週何時間・どんな人が必要かが見えてきます。最初はパートタイムで十分な事務所も多いはずです。調査でも、パートタイム職員のいる事務所の方が、フルタイム職員のいる事務所より多いとされています。

補助者とは：社労士でない職員ができること

書類の作成・提出代行を「業として」行えるのは社労士

社会保険労務士法第27条は、社労士または社労士法人でない者が、他人の求めに応じ報酬を得て、第2条第1項第1号から第2号までの事務（申請書等の作成、提出代行、事務代理など）を業として行うことを禁じています。

事務所で働く社労士でない職員（補助者）は、あくまで所長の事務所の中で、所長の業務を手伝う立場です。顧問先に対して責任を負うのは所長です。だからこそ、補助者が作った書類は所長が確認してから出す、という流れを最初から決めておく必要があります。

確認を省いた事務所が処分された例

補助者が作った書類でも、提出するのは社労士です。社労士法は、社労士の懲戒処分として戒告・業務の停止・失格処分の3つを定めており（第25条）、厚生労働省が公表している懲戒処分の中には、職員が作った書類を確認しないまま提出したことや、所長名義の印を職員に預けて確認なしに押印・提出させていたことが問題になった例もあります。「作るのは職員、確認して出すのは所長」という流れと、印鑑の管理のしかたを、採用の前に決めておきましょう。

人に任せることと、確認を手放すことは別です。「誰が作り、所長がどこを確認するか」を仕組みにしておくことが、事務所を守ります。

補助者の経験は、資格の実務経験にもなる

社会保険労務士法施行規則第1条の11は、社労士となる資格に必要な実務経験（法第3条、通算2年以上）として認められる事務の一つに、「社会保険労務士又は社会保険労務士法人の補助者として従事する労働社会保険諸法令に関する事務」を挙げています。

また、社労士試験のオフィシャルサイトに掲載されている実務経験証明書の記入例には、「社会保険労務士事務所等の補助者」の例があり、資格取得届・喪失届、算定基礎届、労働保険の申告書の作成などが例として書かれています。なお、同じ記入例には、給与計算や給与の振込等の事務は受験資格要件の事務ではないと注記されています。

社労士を目指している人にとって、補助者の仕事は実務経験を積める場でもあります。求人で「社労士を目指す方も歓迎」と伝えるのは、事務所の魅力のひとつになります。

なお、補助者について都道府県の社労士会に届出などの決まりがあるかどうかは、所属する社労士会に確認してください。

社労士を雇う場合

職員として社労士を雇い、事務所で社労士の業務に従事してもらう場合、その人は「勤務社会保険労務士」として、勤務先の名称・所在地などの登録を受けることになります（社労士法第14条の2第3項）。

求人の出し方

ハローワークに求人を出す

ハローワークインターネットサービスの案内では、求人は事業所の所在地を管轄するハローワークに申し込みます。方法は、窓口に行く方法と、パソコンで求人情報を仮登録してからハローワークの確認を受ける方法の2つです。オンラインで申し込むには、事前に「求人者マイページ」の開設が必要です。

求人票に書かなければならないこと

職業安定法第5条の3は、求人の申込みや労働者の募集にあたって、従事すべき業務の内容、賃金、労働時間その他の労働条件を明示するよう定めています。第5条の4は、求人の情報について虚偽の表示や誤解を生じさせる表示をしてはならないこと、募集情報を正確かつ最新の内容に保つことを定めています。

厚生労働省のリーフレットでは、最低限明示しなければならない労働条件として、業務内容、契約期間、試用期間、就業場所、就業時間、休憩時間、休日、時間外労働、賃金、加入保険、受動喫煙防止措置、募集者の氏名または名称などが挙げられています。2024年4月1日からは、次の3つが追加されました。

「変更の範囲」は、雇入れ直後だけでなく、将来の配置転換などを含めた、契約期間中の変更の範囲のことです。求人広告のスペースが足りないなどやむを得ない場合は一部を別のタイミングで示すこともできますが、原則として、面接など求職者と最初に接触する時点までに、すべての労働条件を明示する必要があります。

顧問先にふだん説明している内容を、自分の事務所の求人でもきちんと守る。採用は、事務所の労務の姿勢が外から見える場面でもあります。

求人票で伝えたいこと

法律で決まった項目に加えて、応募する人が知りたいのは「どんな職場で、どんな1日を過ごすのか」です。

• 仕事の中身を具体的に：「事務全般」ではなく「健康保険・雇用保険の手続書類の作成（電子申請）、給与計算の入力」のように書く。
• 未経験でも始められる理由：手順書があること、最初は所長が確認すること。
• 働き方：勤務時間の相談ができるか、繁忙期（年度更新・算定基礎の時期、年末調整の時期）はいつか。
• この仕事で身につくこと：社会保険・労働保険の実務、社労士を目指す人には実務経験になること。

雇うときの手続き：自分の事務所で守る

労働条件を書面で示す

労働基準法第15条は、労働契約を結ぶときに、賃金、労働時間その他の労働条件を明示するよう定めています。厚生労働省のリーフレットでも、労働契約の締結時には労働条件通知書等で労働条件を明示する必要があり、2024年4月から明示事項が追加されたことが案内されています。求人票と労働条件通知書の内容がずれていないかも確認しましょう。

労働保険・雇用保険

厚生労働省の「雇用保険制度 Q&A～事業主の皆様へ～」では、労働者を1人でも雇えば、原則として労働保険（雇用保険、労災保険）が適用されるとされています。はじめて雇う場合は、労働基準監督署に「労働保険 保険関係成立届」を出し、そのうえでハローワークに「雇用保険適用事業所設置届」を出します。

雇用保険は、1週間の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある労働者が、原則として被保険者になります。パートで雇う場合も、この条件に当てはまれば加入が必要です。

健康保険・厚生年金保険

日本年金機構の案内によると、2022年10月1日以降、社会保険労務士を含む士業の個人事業所のうち、常時5人以上の従業員を雇用している事業所は、健康保険・厚生年金保険の適用事業所になります。ここでいう従業員は、呼び方にかかわらず、1週の所定労働時間および1月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3以上ある人です。

個人事務所で職員が少ないうちは対象にならないこともありますが、人数が増えて条件に当てはまれば手続きが必要です。法人化している場合は、また扱いが変わります。最初の1人を雇う時点で、自分の事務所がどこに当てはまるかを確認しておきましょう。

育成と定着

手順書は「所長の頭の中」を外に出す道具

所長1人の事務所では、仕事のやり方が所長の頭の中にしかないことがほとんどです。最初の職員を迎える前に、少なくとも次の3つは用意しておくと、教える時間がぐっと減ります。

• 業務の一覧：顧問先ごとに、毎月・毎年どんな仕事があるか。
• 手順書：手続ごとの作業手順と、確認するポイント。
• 期限の一覧：月ごとの締め日、提出期限、繁忙期。

手順書は最初から完璧でなくてかまいません。職員がつまずいたところを書き足していきましょう。

AIを育成と仕事の土台に使う

手順書の下書きづくりには、生成AIが役に立ちます。作業の流れを話し言葉で説明し、AIに手順書の形に整えてもらえば、所長が一から書くより早く形になります。職員からのよくある質問とその答えをまとめておき、新しい職員が自分で調べられるようにするのもよい方法です。

ただし、顧問先や従業員の個人情報はAIに入れない、出てきた内容は必ず人が確認する、といった事務所のルールを先に決めておく必要があります。くわしくは社労士のAI活用ガイドで解説しています。

定着のためにできること

採用支援の現場で見てきた中で、小さな事務所の最初の職員が辞めてしまう理由は、仕事そのものより「何を期待されているかわからない」「聞きにくい」ことが多いものです。

• 最初の3か月で何ができるようになってほしいかを、言葉にして伝える。
• 週に1回、短くても仕事の振り返りの時間をとる。
• 間違いを責めるより、確認の仕組みで防ぐ。
• 仕事が増えて任せる範囲が広がったら、それを待遇にも反映する。

守秘義務と情報管理

社労士法の守秘義務は、職員にも及ぶ

社会保険労務士法第21条は、開業社労士と社労士法人の社員に対して、正当な理由なく業務に関して知り得た秘密を漏らしたり盗用したりしてはならないと定めています。社労士でなくなった後も同じです。

そのうえで第27条の2は、開業社労士または社労士法人の「使用人その他の従業者」にも、同じように秘密を守る義務を定めています。従業者でなくなった後も同じです。第21条や第27条の2に違反した者は、1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金の対象になります（第32条の2。告訴がなければ公訴を提起できない罪）。

つまり、補助者やパート職員も、法律上の守秘義務を負います。採用のときに、この義務があることを本人にきちんと説明し、書面で確認しておきましょう。

個人情報保護法の「従業者の監督」

個人情報保護法第23条は、個人データの漏えいなどを防ぐための安全管理措置を、第24条は、従業者に個人データを扱わせるときに必要かつ適切な監督を行うことを定めています。社労士事務所は、顧問先の従業員の氏名、住所、給与、マイナンバーなど、大量の個人データを預かっています。

最初の1人を雇う前に決めておくこと

人を雇うことは、情報を扱う人が増えることでもあります。ルールを先に整えておきましょう。

よくある質問

最初の1人は、正社員とパートのどちらがいいですか？

任せたい仕事の量しだいです。まず1か月分の仕事を書き出し、手順が決まっていて任せられる作業が週に何時間あるかを数えてみてください。実態調査でも、パートタイム職員のいる事務所の方が、フルタイム職員のいる事務所より多くなっています。パートで雇う場合も、週20時間以上・31日以上の雇用見込みがあれば雇用保険の加入が必要です。

社労士の資格がない補助者に、手続を任せてもいいですか？

事務所の中で書類の作成や入力を手伝ってもらうことはできますが、顧問先に対して責任を負うのは所長です。社労士でない人が、他人の求めに応じ報酬を得て書類作成や提出代行を業として行うことは、社労士法第27条で禁じられています。補助者が作った書類は所長が確認してから提出する流れを決めておきましょう。確認を省くと、懲戒処分の対象になることがあります。

補助者にも守秘義務はありますか？

あります。社労士法第27条の2は、開業社労士や社労士法人の「使用人その他の従業者」にも、業務に関して知り得た秘密を守る義務を定めています。辞めた後も同じです。採用時に説明し、雇用契約書や誓約書で確認しておくことをおすすめします。

求人票に「変更の範囲」は必ず書かないといけませんか？

2024年4月1日から、募集時に明示しなければならない労働条件に、業務と就業場所の「変更の範囲」、有期労働契約を更新する場合の基準が加わりました。書き方の例は厚生労働省のリーフレットで確認できます。